Antigamente, quando um cliente atrasava o pagamento de um boleto, a empresa cobrava juros e emitia, no máximo, um documento financeiro ou uma nota de débito comercial. Esse valor extra ou não era tributado, ou era tributado só por PIS/COFINS sobre receita financeira.
Com a Reforma Tributária, a regra mudou: os juros e multas fazem parte do preço da venda. Se você vendeu um produto tributado, o juro recebido sobre ele também deve ser tributado, com a mesma alíquota da venda original.
A Nota de Débito serve para formalizar esse acréscimo e calcular o IBS/CBS extra que sua empresa precisa repassar ao governo. Ela funciona como uma "extensão" da nota fiscal original.
Cenário
O fluxo simplificado da Nota de Débito de multa e juros funciona assim:
O fornecedor emite a NF-e original (R$ 10.000) para o comprador.
O comprador faz o pagamento em atraso, gerando R$ 300 de multa/juros.
O fornecedor emite a Nota de Débito de R$ 300, vinculada à NF-e original.