Emitir sua primeira NF-e no Base é um processo simples. Para garantir que tudo ocorra corretamente, é fundamental que as configurações iniciais da sua empresa, clientes e produtos estejam preenchidas.
Passo 1: verificações iniciais (essencial)
Antes de gerar a nota, a primeira e mais importante etapa é garantir que todos os dados essenciais estejam corretos. Sem essas informações, a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) rejeitará a sua nota.
- Dados da sua empresa: verifique se todas as informações fiscais e cadastrais da sua empresa estão preenchidas corretamente no sistema. Acesse o artigo Como configurar os dados da sua empresa no Base?;
- Cadastro de produtos: acesse o artigo Como verificar o cadastro do cliente e do produto para emissão da primeira nota fiscal eletrônica no Base?;
- Cadastro de clientes: acesse o artigo Como verificar o cadastro do cliente e do produto para emissão da primeira nota fiscal eletrônica no Base?;
- Configuração fiscal: garanta que as configurações para a emissão de notas fiscais, como o regime tributário e os impostos padrão, estejam definidos. Acesse o artigo Como configurar a emissão de nota fiscal eletrônica (NFe) no Base?
Passo 2: criando a nota fiscal
Com todas as configurações verificadas, você está pronto para criar sua NF-e.
- Acesse o Menu lateral, Faturamento, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Clique no botão Adicionar NF-e para iniciar uma nova nota;
- Defina a Situação da nota: saída ou entrada;
- Adicione o destinatário: clique no ícone da lupa e pesquise pelo cliente para quem você está emitindo a nota. O sistema preencherá os dados automaticamente a partir do cadastro dele.
Passo 3: adicionando os itens (produtos)
Esta é a etapa mostrada na imagem abaixo. Após selecionar o destinatário, é hora de incluir os produtos.
- Clique em Adicionar Item;
- No campo Produtos/Serviços, pesquise e selecione o item desejado;
- Após selecionar o produto, o sistema carregará as informações fiscais pré-cadastradas;
Importante: é fundamental conferir os campos abaixo.
- NCM: código do produto na Nomenclatura Comum do Mercosul;
- CFOP: Código Fiscal de Operações e Prestações, que define a natureza da operação (venda, remessa, devolução, etc.);
- Situação tributária (IPI, PIS, COFINS, ICMS): códigos que definem como cada imposto será tratado na nota. Verifique se estão conforme a orientação da sua contabilidade;
- Quantidade e preço unitário: informe a quantidade vendida e confira se o valor unitário está correto. O preço total será calculado automaticamente;
- Grupo de impostos: selecione o grupo de impostos previamente cadastrado.
- Após revisar todos os campos do item, clique em Confirmar no final da seção;
- Repita o processo para todos os produtos que farão parte da nota.
Passo 4: preenchendo as abas adicionais
Com os produtos na aba Itens já inseridos, você pode navegar pelas outras abas para complementar as informações da nota, caso seja necessário.
- Dados da Nota: revise informações gerais da operação, como a Finalidade da Emissão (NF-e Normal, Devolução, etc.), a Forma de Pagamento (à vista, a prazo) e o Destino da Operação;
- Transporte: se a sua venda envolve a entrega da mercadoria, esta é a aba para informar os dados da transportadora, do veículo e os volumes transportados;
- Observações: utilize este campo para adicionar informações importantes para o seu cliente;
- Recebimento: caso a venda seja a prazo, é aqui que você deve detalhar as faturas/duplicatas, informando os valores e as datas de vencimento de cada parcela.
As demais abas, como Carta Correção e Exportação/Importação, são para cenários mais específicos e geralmente não são necessárias na primeira emissão.
Passo 5: finalizando e enviando a NF-e
- Após preencher todas as informações obrigatórias e conferir os dados, clique em Salvar para gravar a nota como um rascunho;
- Com tudo certo, clique no botão Enviar NF-e. O sistema fará a comunicação com a SEFAZ para autorizar o documento.
Pronto! Seguindo estes passos, você terá emitido sua primeira NF-e com sucesso no Base.
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