Como emitir uma Nota Fiscal de Devolução pelo Base?

A Nota Fiscal de Devolução é um documento fiscal emitido para anular uma operação de venda ou compra anterior. Ela é necessária quando há recusa do comprador, defeitos na mercadoria ou erros na entrega. 

Sempre que precisar retornar uma mercadoria ao fornecedor ou anular uma venda por qualquer motivo, como desistência do cliente ou problemas com o produto, ela deve ser emitida.

Para preenchê-la é necessário ter os dados do produto devolvido, informações do destinatário original, detalhes da nota fiscal de venda original, e o motivo da devolução. 

Em relação ao CFOP, varia conforme o tipo de devolução. Por exemplo, para devoluções de vendas no estado, pode-se usar o CFOP 5202. Porém, é importante consultar a legislação vigente ou um contador para determinar o CFOP correto. 

Além disso, os impostos devem ser destacados conforme a operação original. Isso inclui ICMS, IPI, PIS e COFINS, se aplicáveis.

Passo a passo para emitir uma Nota Fiscal de Devolução 

Acesse o Menu lateral, Faturamento, Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Clique no botão Adicionar NF-e.

Em Operação, escolha entre 1-Saída e 0-Entrada:

• Devolução de uma nota de entrada: a original foi uma compra, uma remessa recebida, então a operação deverá ser Saída. Os CFOPs têm início 5 ou 6;
• Devolução de uma nota de saída: a original foi uma venda, uma remessa enviada, então a operação deverá ser Entrada. Os CFOPs têm início 5 ou 6.  

Em seguida, você deverá incluir um destinatário, localizando um já existente na lupa, ou clicando em + e cadastrando um novo.

Na aba Dados da Nota, a Finalidade Emissão deverá ser 4-NF-e Devolução de mercadoria. A não utilização da finalidade adequada resulta em rejeição: Rejeição 328: CFOP de devolução de mercadoria para NF-e que não tem finalidade de devolução de mercadoria.

Ainda nessa aba, informe a Chave Referenciada:

A Chave Referenciada são os números da Chave de Acesso da Nota Fiscal que você emite ou recebe. É uma sequência de 44 a 45 números, que pode ser utilizada para consultar a NF-e na SEFAZ ou referenciar numa devolução, nota complementar ou ajuste. 

A Chave de Acesso está em todas as notas fiscais emitidas por você ou por seus fornecedores e sempre será utilizada para referenciar qual nota você está devolvendo ou complementando: 

• Ela deve ser informada na nota originária que está sendo alvo de devolução;
• A informação permite associar um documento ao outro e é obrigatório informar;
• Ela permite que a Receita Federal identifique a operação específica que está sendo anulada ou complementada;
• Não informar documento referenciado causa rejeição: Rejeição 321: NF-e de devolução de mercadoria não possui documento fiscal referenciado.

Você também pode buscar a Chave Referenciada usando a lupa. Por meio dela abrirá uma caixa com a relação de todas as NF-e recebidas ou enviadas. Você poderá selecionar apenas uma NF-e para devolver. A seleção da NF-e já preenche automaticamente o campo de Chave Referenciada:

Após clicar na NF-e que deseja devolver, o Base apresentará todos os produtos dessa NF-e. Nela você poderá selecionar os produtos que deseja devolver:

Após selecionar os itens que deseja, clique no lápis e edite os impostos de cada item:

CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações):

• O CFOP é um código utilizado para classificar as operações fiscais;
• Ele determina a natureza da operação (entrada ou saída) e a categoria da devolução (dentro do estado, interestadual, etc.);
• Por exemplo, o CFOP 5202 é específico para devoluções de vendas dentro do estado;
• Não se esqueça de informar um CFOP de devolução indicado pela sua Contabilidade. Os CFOPs de devolução possuem “Devolução” na descrição;
• Verifique o CFOP correto, pois a mercadoria com ST tem CFOP próprio de devolução, devolução de ativo imobilizado também, compra para industrialização e comercialização são CFOPs diferentes. Consulte os CFOPs de devolução no portal nacional da NF-e clique aqui;
• O CFOP incorreto causa rejeição: Rejeição 327: CFOP inválido para Nota Fiscal com finalidade de devolução de mercadoria.

ICMS:

• Devolução para contribuinte com regime normal:
  • O ICMS deve corresponder ao valor declarado na nota originária;
  • A operação anulada para não gerar crédito ou débito indevido.
• Devolução para contribuinte do Simples Nacional:
  • O ICMS deve corresponder ao valor declarado na nota originária.
• Devolução de mercadoria com substituição tributária:
• Mercadorias com Substituição Tributária também podem ser devolvidas;
• Valor da nota de devolução pode diferir do valor da nota originária.

IPI:

• Devolução entre contribuintes:
  • Deve-se lançar o imposto normalmente no campo próprio do IPI.
• Devolução de não contribuinte para contribuinte:
  • Deve-se lançar a informação no campo de imposto devolvido por item da nota;
  • Some o valor de cada item no valor total da NF-e;
  • Preencha o Código Enquadramento IPI conforme o produto.

PIS/COFINS:

• Operações de devolução de compras PIS / COFINS:
  • Confira as regras com a sua contabilidade.

Após todo o preenchimento da NF-e, você poderá salvar e emitir a nota fiscal.

Importante: a legislação fiscal pode variar conforme o estado e o país, então é importante consultar um contador para garantir que você está seguindo as regras corretas.