Como importar uma NF-e via XML?

Para iniciar a importação da NF-e, clique no botão Adicionar NF de Entrada:

Clique em Operações, Importar XML:

Na página de importação XML, clique em Selecionar Arquivo XML. Localize o arquivo XML da NF-e salvo no seu computador. Após selecionar, o Base exibirá os dados da NF-e na tela. Lembre-se que apenas arquivos XML de NF-e modelo 55 podem ser selecionados:

Você poderá prosseguir com a identificação e conciliação dos produtos e contas a pagar relacionados à NF-e importada.

Após importar a nota, seja pelo Baixar Notas ou pela importação do XML, você poderá:

• Conciliar os produtos recebidos com o estoque existente no sistema;
• Informar se os produtos são novos ou já existentes no cadastro;
• Realizar a conversão da unidade de medida dos produtos, se necessário;
• Informar o lote e a validade dos produtos, se aplicável;
• Identificar as cobranças (contas a pagar) estipuladas pelo fornecedor no XML ou na nota fiscal.

Em Dados da Nota é possível identificar o cabeçalho da nota, com a adição de campos como Grupo de Impostos, que permite a identificação de produtos para que a saída da nota já esteja relacionada a um Grupo de Tributação.

Caso o CNPJ do Fornecedor já esteja cadastrado em duplicidade no sistema, a entrada de notas fiscais solicitará para selecionar qual é o fornecedor que você deseja vincular a nota.

Importante: não é possível importar notas que possuam o mesmo CNPJ do Fornecedor, Número de NF-e e Número de Série.

Em Itens é onde se pode visualizar e conciliar os produtos recebidos na nota com o estoque. Na sequência, deve-se identificar os produtos. O Base oferece algumas opções para interagir como:

• Tabela de Preços;
• Liquidar Pedido de Compra;
• Confirmar Novos Produtos.

Na listagem dos Produtos, o Cód. Produto poderá se apresentar com algumas das cores:

• Vermelho: significa que o produto é novo e não existe na base de cadastros de produtos e/ou não foi associado a um produto existente;
• Verde: significa que o produto foi confirmado como novo. Ou seja, na importação dessa nota, ao confirmar, o Base criará o cadastro desse produto;
• Preto: significa que o produto foi associado a um produto existente. Em alguns casos também se apresentará como produto já existente, ou seja, esse pode ser uma evolução do produto que estava anteriormente marcado como verde.

Ao lado da descrição desses produtos, temos alguns ícones possíveis de interagirmos, sendo eles:

• Lupa: buscar um produto já cadastrado para associar a essa nota;
• Listas: identificar se o produto já está associado a um produto existentes no Base e com quais fornecedores;
• Check: permite confirmar/cadastrar esse produto como novo produto.

Unidade Item x Unidade Produto:

A Unidade expõe a Unidade Unitária do Produto adquirido, e compara com a Unidade do Estoque. A Unidade poderá se apresentar em Vermelho, ou seja, pendente, nas situações em que o Produto associado ao Produto da Entrada de Nota Fiscal, possui Unidade diferente e sem conversão. 

Então é preciso que seja realizado uma conversão para que o sistema consiga entender quanto desse Produto em Caixa equivale por Unidades. 

Descrição Complementar, Nrº Lote e Validade:

• Descrição Complementar: Não é um campo, mas reconhece os dados complementares do Produto mencionados pelo Fornecedor no XML;

• Nro. Lote: É um campo e permite o preenchimento. Também reconhece o Lote informado na NF-e;

• Lote Validade: É um campo e permite o preenchimento. Também reconhece o Lote informado na NF-e;

  • Nroº Lote e Lote validade, são informações úteis para identificar Produtos que possuem validade de uso e/ou estoque. Quando é preenchido o Lote, é preciso preencher também a Validade para que o ERP possa levar esses dados para um Estoque. 

Duplicatas:

Duplicatas fazem o reflexo das cobranças e combinados estabelecidos pelo Fornecedor. Como Valores a serem pagos (total da Nota) e o n.º de Parcelas.

Sendo possível já vincular a uma Conta Contábil que esteja cadastrada corretamente. O ícone da Lupa localiza as Contas Contábeis que estão vinculadas ao tipo de Classificação que se refiram a Despesas e Custos; O ícone em “X” servirá para remover a Conta Contábil atrelada.

Após confirmar, as cobranças serão refletidas na tela da Nota Fiscal de Entrada e no Gerenciador Financeiro. É possível alterar ou remover as cobranças posteriormente.