A inutilização serve para que o número da NF-e não fique vago. Quando o cliente tenta emitir uma Nota Fiscal ou lançar uma NF-e, mas nota que não deverá emiti-la por algum motivo (duplicou a nota fiscal, errou o lançamento, passou do prazo da emissão, etc.), a NFe não poderá ficar com o status de “Não enviada” no Base, e aquele número precisa ser prestado conta à Receita. Desse modo, para que o cliente consiga informar à Receita o que ocorreu com aquele número, deve-se utilizar a opção "Inutilizar Número".
Para inutilizar uma NFe você possui duas opções:
Utilizar o botão “Operações”
A inutilização da NF-e fará o estorno do estoque e excluirá a cobrança atrelada. Tudo é realizado automaticamente, caso você ainda não tenha excluído manualmente.
Inutilização através do botão “Ações”
Ao acessar o Menu Faturamento - NF-e, você precisa clicar no botão “Ações” - Inutilizar numeração de NF-e.
Em seguida, você deve preencher as numerações iniciais e finais que deseja inutilizar. Caso seja um número único, basta preencher a mesma numeração de início e fim. Por fim, o motivo da inutilização deverá ser preenchido, e não deve conter caracteres especiais, espaços longos ou parágrafos. Depois, basta clicar em confirmar.