Após a sua empresa estar devidamente habilitada para emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) na sua prefeitura, você irá precisar cadastrar e configurar mais algumas informações no Asaas. Não se preocupe, você irá realizar esse cadastro uma única vez.
Para automatizar as emissões de notas fiscais no Asaas, acesse o Menu lateral, Notas Fiscais, Configurações e clique em Iniciar a configuração:
Dados de acesso
Os dados de acesso necessários são definidos por cada prefeitura e atualmente existem três maneiras de autenticação por meio delas:
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Usuário e senha: sendo essa a forma de autenticação da sua prefeitura, você informará o usuário e a senha que utiliza para ter acesso à área de administrador da prefeitura;
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Certificado A1: o certificado digital é o que representa a identidade de uma pessoa física ou jurídica em ambiente digital. Esse dispositivo garante segurança e integridade aos dados na hora de emitir uma nota fiscal. No Asaas utilizamos apenas o Certificado Digital A1. O A1 é um arquivo digital, instalado no seu computador ou diretamente no emissor de nota fiscal, como o Asaas, ele tem validade de um ano e deve ser no formato .p12 ou .pfx, além de ser e-CNPJ, vinculado ao CNPJ do seu cadastro;
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Token: o Token é um formato de senha única para integração do portal da prefeitura com sistemas terceiros para emissão de notas fiscais. Se a sua prefeitura utiliza esse formato de autenticação, você deverá gerar essa chave no portal da prefeitura.
Importante: algumas prefeituras podem solicitar, além do usuário e senha, o número da Autorização para Emissão de Documentos Fiscais (AEDF), que você pode consultar no portal da sua prefeitura.
Ao preencher os dados de usuário e senha, clique em Avançar.
Serviços
O próximo passo será preencher o(s) serviço(s) que deseja emitir pelo Asaas e com o(s) qual(is) você está plenamente habilitado para emitir notas fiscais por sua prefeitura. Em caso de dúvida nesse preenchimento, você deverá verificar com seu contador ou nos encaminhar, por um de nossos canais de atendimento digitais, um XML de uma nota fiscal emitida recentemente, há menos de 30 dias, para prestarmos o auxílio nessa configuração.
Ao clicar em Adicionar Serviço, você deverá preencher os campos mostrados na janela Adicionar serviço e clicar em Adicionar serviço para concluir esta etapa. Se não aparecer nenhuma listagem de códigos no campo Código de serviço municipal, significa que a prefeitura não disponibiliza essa listagem, então você precisa verificar qual o código correto com o seu contador e digitá-lo manualmente, assim como os demais campos.
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Alíquota de ISS: a alíquota de ISS sugerida para o serviço selecionado é apresentada conforme as informações disponibilizadas pela sua prefeitura. As alíquotas de ISS são os tributos sugeridos conforme a legislação do seu município. Ainda assim, é importante que você consulte seu contador para verificar quais os impostos corretos para a sua categoria de negócio;
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Descrição: esse campo deverá conter detalhes do serviço prestado e conforme as informações disponibilizadas pela sua prefeitura;
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Serviço padrão: você poderá marcar esta opção se esse é o serviço que você oferece aos seus clientes normalmente.
Informações Fiscais
Ao clicar em Avançar, o próximo passo será preencher as Informações Fiscais. Nesta sessão você irá configurar os dados de sua empresa, conforme o cadastro no portal da prefeitura.
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Inscrição Municipal: é a identificação da empresa no município, realizado junto à prefeitura onde o negócio pretende atuar. Por meio dela a empresa está apta para funcionar na cidade em que está estabelecida, porque serve para cadastrar o empreendimento no sistema de tributos municipais. A Inscrição Municipal está impressa no Alvará de Funcionamento e é obrigatória para emissão de notas fiscais no Asaas;
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Incentivador Cultural: algumas prefeituras dispõem de mecanismos de benefícios fiscais para empresas incentivadoras culturais. Isso significa que a porcentagem de impostos pagos terá uma redução, pois de alguma forma ela incentiva a cultura em sua cidade. Normalmente, apenas mega empresas são incentivadoras culturais, mas para ter certeza sobre essa informação, fale com o seu contador;
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Código CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas): é a padronização nacional das atividades econômicas existentes e catalogadas no Brasil. Cada atividade tem seu código, e os critérios de enquadramento são utilizados pelos mais diversos órgãos da administração tributária do Brasil;
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Optante pelo simples nacional: você deve selecionar esta opção, se seu negócio se enquadra no regime do simples nacional. Caso ele seja optante pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, preencherá com Não. Se você tiver dúvidas sobre seu enquadramento, fale com o seu contador ou consulte o setor fiscal da sua prefeitura;
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Item da lista de serviço (nem todas as prefeituras solicitam, para as que não solicitam, o campo não é mostrado na hora da configuração): é o número do item correspondente ao serviço do cliente, anexa à Lei Complementar n° 116/03. Cada serviço prestado terá um enquadramento com um item da lista. Se você tiver dúvidas sobre seu enquadramento, fale com o seu contador ou consulte o setor fiscal da sua prefeitura;
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Regime Especial de Tributação (nem todas as prefeituras solicitam, para as que não solicitam, o campo não é mostrado na hora da configuração): o Regime Especial de Tributação, também chamado de RET, nada mais é que uma forma diferenciada de tratamento tributário para determinadas atividades ou setores da economia para diminuir impostos, unificar tributos e eliminar a burocracia na emissão de notas fiscais. Cada município pode criar seus próprios RETs. Se você tiver dúvidas sobre seu enquadramento, fale com o seu contador ou consulte o setor fiscal da sua prefeitura.
Clicando em Avançar, o próximo passo será preencher as Informações da nota fiscal de serviço.
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Série da NF: o número de série é um controle interno da prefeitura, sendo ela a faixa onde são emitidas as notas fiscais (RPS). Pode variar de prefeitura para prefeitura, podendo ser em forma de números ou letras. Porém, as mais comuns são 1 ou E;
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Número do RPS atual: o Recibo Provisório de Serviços, popularmente chamado RPS, é um documento emitido quando não podem ser emitidas notas fiscais imediatamente, assim precisa ser convertido em nota fiscal no prazo estipulado pela prefeitura. O número de RPS é um sequencial que será gerenciado pelo sistema e encaminhado à prefeitura para posterior conversão em nota fiscal eletrônica (o RPS 50 pode gerar uma nota fiscal de número 100, uma coisa não é obrigatoriamente ligada à outra). Lembrando que você só irá ter esse número de RPS se já utiliza algum sistema para emissão de notas fiscais, nesse caso se o último RPS dele foi o número 100, você deve informar nesse campo o número 101. Se você utilizava somente o site da prefeitura, deve informar nesse campo o número 1;
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Número do Lote atual: o lote é um número sequencial de controle, utilizado pelas prefeituras. Mas, novamente, não são todas as prefeituras que utilizam. Caso a sua prefeitura utilize um número de lote nas notas fiscais é necessário informar na plataforma um número a mais. Se o lote da última nota foi o 100, você deve informar nesse campo o número 101. Caso a sua prefeitura não utilize o lote, esse campo não precisa ser informado.
Ao preencher todas as informações e clicar em Concluir, estando todas corretas, você será direcionado para o Menu lateral, Notas Fiscais, Todas e poderá emitir notas fiscais no Asaas.
Caso queira visualizar, editar e/ou remover suas configurações, basta acessar o Menu lateral, Notas Fiscais, Configurações.
Aqui você terá acesso aos Serviços, Informações Fiscais, Dados de Acesso e Configurações. Este último apresenta opções de Configurações Gerais, Retenção de Impostos e Juros e Multa, aplicadas à todas as emissões de notas fiscais. As informações neste espaço são opcionais.
Configurações Gerais
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Incluir cálculo de tributos aproximados nas minhas notas fiscais: é uma opção para você informar nas notas fiscais os valores aproximados de tributos pagos para a prestação do(s) serviços(s) cadastrado(s);
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Incluir nas minhas notas fiscais a observação: é uma opção para observações complementares.
Retenções de Impostos
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Texto padrão quando houver Retenção de IR: Imposto de Renda Retido na Fonte;
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Texto padrão quando houver Retenção de CSRF: Contribuições Sociais Retidas na Fonte (PIS, COFINS, CSLL);
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Texto padrão quando houver Retenção de INSS: Contribuição/INSS Patronal.
Juros e Multa
Você irá preencher se deseja que as notas fiscais sejam atualizadas com a incidência de juros e multa. Importante: os descontos não são atualizados automaticamente nas notas fiscais.
Após concluir as ações desejadas, basta clicar em Salvar.
Importante: a Razão Social apresentada na emissão da nota fiscal é a mesma que está registrada na Receita Federal, ou seja, caso você deseje alterá-la, deve ser feita junto a Receita Federal.
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