Como configurar a emissão de notas fiscais e cadastrar meus serviços no Asaas?

Para começar a emitir Notas Fiscais de Serviço (NFS-e) diretamente pelo Asaas, você precisa primeiro garantir que sua empresa está habilitada na prefeitura do seu município para a emissão de notas via sistemas webservices.

Com a liberação da prefeitura concluída, siga o passo a passo abaixo para realizar a sua configuração fiscal na plataforma.

Passo 1: Iniciando a Configuração

1. Acesse o menu lateral no Asaas e clique em Notas Fiscais > Configurações.

2. Clique no botão Iniciar a configuração.

Passo 2: Dados de Acesso

Nesta etapa, você deve informar os dados de autenticação que o Asaas utilizará para se conectar à sua prefeitura. Os requisitos variam de acordo com cada município e dividem-se em três formatos:

• Usuário e Senha: Informe o mesmo usuário e senha que você utiliza para acessar a área de administrador no portal da sua prefeitura.

• Certificado A1: O Asaas utiliza exclusivamente o Certificado Digital A1 (formato .p12 ou .pfx). Ele deve ser do tipo e-CNPJ e estar vinculado ao CNPJ do seu cadastro.

• Token: É uma chave ou senha única gerada dentro do próprio portal da sua prefeitura para permitir a integração com sistemas terceiros.

Após preencher os dados solicitados para o seu município, clique em Avançar.

Passo 3: Cadastro de Serviços

Informe os serviços que sua empresa está plenamente habilitada a emitir junto à prefeitura.

Dica: Se tiver dúvidas sobre quais códigos preencher, consulte o seu contador ou envie para o nosso suporte o arquivo XML de uma nota fiscal emitida por sua empresa nos últimos 30 dias.

Para adicionar um serviço, clique em Adicionar Serviço e preencha os seguintes campos:

• Código de serviço municipal: O preenchimento deste campo varia de acordo com o modelo de emissão da sua empresa:

  • Emissão via Prefeitura: Digite o código do seu serviço. Uma lista de opções deve aparecer para sua seleção. (Se nenhuma listagem for exibida automaticamente, significa que sua prefeitura não fornece esses dados via sistema. Nesse caso, você deve digitar o código manualmente.)

  • Emissão via Portal Nacional: O preenchimento é manual e segue o padrão nacional. O código é composto por até 8 dígitos (contando números e pontos, como no exemplo: 01.01.01) e, em alguns municípios, pode exigir também um código complementar. Para ajudar a localizar o seu código, você pode consultar a Lista disponibilizada pelo Portal Nacional.

Dica: Se tiver dúvidas sobre qual é o seu código, você pode consultá-lo em uma nota fiscal emitida recentemente ou diretamente com o seu contador.

• Código de tributação nacional (Opcional): Este código funciona de forma complementar ao código municipal para unificar a identificação tributária. O preenchimento é opcional, portanto, valide com o seu contador ou com a prefeitura se o seu negócio precisa informá-lo.

• Código NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços): Informe este código para garantir a correta classificação e tributação do serviço prestado. Se tiver dúvidas sobre qual código utilizar, você pode consultá-lo na Tabela de correlação de NBS no Portal Nacional basta pesquisar pelo seu código de serviço municipal (ex: 01.01) para identificar os códigos NBS correspondentes.

• Alíquota de ISS: Para emissões via prefeitura, o sistema poderá sugerir a alíquota de forma automática com base na legislação do seu município. Caso o sistema não apresente nenhuma sugestão, você deverá preencher o campo manualmente com a porcentagem correspondente ao seu modelo de negócio. Em ambos os casos, é fundamental que você valide com o seu contador se o percentual aplicado está correto para a sua categoria.

• Descrição: Detalhe o serviço prestado seguindo o padrão exigido pela sua prefeitura.

• Serviço padrão: Marque esta opção se este for o serviço que sua empresa emite com maior frequência.

Reforma Tributária (Opcional)

Atenção: Mesmo que estes campos apareçam como "opcionais" na plataforma, algumas prefeituras já exigem o preenchimento dessas informações para autorizar a NFS-e. Caso ocorra algum erro de validação ao emitir sua nota, consulte seu contador para confirmar se o seu município já tornou obrigatórios os campos da Reforma Tributária.

• Situação Tributária: Indica o tipo de tributação aplicada à operação. Impacta a tributação do IBS e CBS na NFS-e.

• Classificação Tributária: Indica como cada operação será tributada para IBS e CBS.

  • Para consultar detalhes sobre as opções de CST (Código de Situação Tributária) e Classificação Tributária disponíveis, você pode acessar a Calculadora Oficial do Governo.

• Indicador de Operação: Informa o tipo de operação, orienta a tributação, o responsável pelo recolhimento e a divisão da receita.

  • Caso tenha dúvidas sobre qual indicador selecionar para o seu negócio, você pode consultar a Lista de Anexos Disponibilizada pelo Governo.

PIS/COFINS e Retenções na Fonte (Apenas Regime Normal)

Importante: Esta seção é exibida apenas para empresas do Regime Normal (Lucro Presumido ou Lucro Real). Se a sua empresa for optante pelo Simples Nacional ou MEI, estes campos não aparecerão.

Atendendo às diretrizes da Nota Técnica 007/2026 do Portal Nacional da NFS-e, as informações de PIS e COFINS são divididas em duas seções distintas:

1. PIS e COFINS da Operação

Refere-se aos tributos próprios da sua operação (valores utilizados na sua apuração mensal, independentemente de haver retenção).

• Situação Tributária do PIS/COFINS (CST): Selecione o código correspondente à tributação da sua operação (Ex: 01 - Operação Tributável com Alíquota Básica). Este campo é obrigatório.

• Alíquota de PIS (%) e Alíquota de COFINS (%): Informe os percentuais da sua operação.

Dicas:

1. Consulte seu contador para identificar a Situação Tributária e as alíquotas corretas para o seu tipo de negócio. A escolha do CST influencia quais campos ficarão habilitados ou obrigatórios

2. As informações preenchidas nesta seção serão enviadas e registradas na NFS-e para fins fiscais da operação, mas não geram descontos e não alteram o valor total da cobrança.

2. Retenção na Fonte (Opcional)

Esta seção é destinada exclusivamente aos tributos que são retidos pelo tomador do serviço (seu cliente) no momento do pagamento. O preenchimento deve ser feito apenas quando houver retenção em sua operação.

Atenção: Diferente dos tributos da operação, os valores informados nesta seção representam impostos retidos na fonte e poderão impactar diretamente os valores destacados na nota fiscal, reduzindo o valor líquido da cobrança.

• Alíquota de PIS retido (%)

• Alíquota de COFINS retido (%)

• Alíquota de CSLL (%)

• Alíquota de INSS (%)

• Alíquota de IR (%)

Empresas do Simples Nacional: Embora as demais retenções fiquem ocultas para empresas optantes pelo Simples Nacional ou MEI, os campos Alíquota de INSS (%) e Alíquota de IR (%) estarão disponíveis para preenchimento no cadastro do código de serviço, caso a sua operação exija essas retenções específicas.

Após preencher os serviços, clique em Avançar.

Passo 4: Informações Fiscais

Nesta etapa, preencha os dados estruturais da sua empresa conforme cadastrados na prefeitura.

Clique em Avançar para prosseguir.

Passo 5: Informações da Nota Fiscal de Serviço

Defina o sequencial e o controle de numeração das suas notas fiscais:

• Série da NF: Trata-se do controle para a faixa de emissão do documento (RPS). O preenchimento depende do canal de emissão utilizado pela sua empresa:
  • Via Prefeitura: Pode variar de município para município, contendo letras ou números. As séries mais comuns de preenchimento são 1 ou E.
  • Via Portal Nacional: A numeração da série varia de acordo com o método de autenticação que você vai utilizar no Asaas:
    • Usuário e Senha: Deve ser utilizada uma série na faixa de 80000 a 89999.
    • Certificado Digital: Deve ser utilizada uma série na faixa de 1 a 49999.

• Número do RPS atual: O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é gerado pelo sistema e posteriormente convertido em NFS-e pela prefeitura.

  • Se você já utilizava outro sistema de emissão, informe o número seguinte ao último emitido (ex: se a última nota foi a 100, preencha 101).

  • Se você utilizava apenas o site da prefeitura, informe o número 1.

• Número do Lote atual: Sequencial de controle exigido por algumas prefeituras. Se o seu município utiliza e o seu último lote foi o 100, informe 101. Se a prefeitura não utiliza, deixe em branco.

Clique em Concluir. Se todos os dados estiverem corretos, sua empresa estará pronta para emitir notas fiscais pelo Asaas através do menu Notas Fiscais > Todas.

Como editar ou gerenciar suas configurações

Para visualizar, alterar os dados ou configurar automações adicionais, acesse a qualquer momento o menu Notas Fiscais > Configurações. Na aba Configurações, você encontrará opções adicionais (e opcionais):

Configurações Gerais

• Incluir cálculo de tributos aproximados: Ativa a exibição dos valores estimados de impostos pagos na nota fiscal (Lei do Imposto na Nota).

• Incluir observação nas notas fiscais: Campo livre para inserir textos padrões e notas complementares nas emissões.

Retenções de Impostos (Textos Padrões)

Defina a descrição que aparecerá na nota quando houver retenções:

• Retenção de IR: Imposto de Renda Retido na Fonte

• Retenção de CSRF: Contribuições Sociais Retidas na Fonte (PIS, COFINS, CSLL)

• Retenção de INSS: Contribuição/INSS Patronal

Juros e Multa

Permite configurar se as notas fiscais geradas devem ser atualizadas automaticamente com a incidência de juros e multas em caso de atraso do cliente.

Atenção: Descontos configurados na cobrança não são replicados ou atualizados automaticamente no corpo da nota fiscal.

Após realizar qualquer alteração nas abas de gerenciamento, clique em Salvar.

 Informação Importante: A Razão Social exibida na emissão da nota fiscal é integrada e atualizada de forma automática com base nos dados oficiais da Receita Federal. Caso precise alterar a Razão Social da sua empresa, o processo deve ser feito primeiramente junto à própria Receita Federal.