A Ordem de Serviço (OS) no Base é um lançamento de manutenção de equipamentos que permite registrar orçamento, produtos/insumos utilizados, informações de atendimento e gerar cobrança (inclusive faturando a OS por NF-e ou NFS-e).
A OS permite que o cliente:
Lance um orçamento para manutenção de equipamentos;
Registre produtos e insumos usados na prestação de serviço;
Gere cobrança sobre o total de produtos e serviços;
Fature a OS por notas fiscais (NF-e e NFS-e);
Registre requisição de compras para itens em falta;
Informe dados de atendimento como datas, horários, endereços e descrição do serviço executado.
Como criar uma Ordem de Serviço
Acessar o caminho Menu Lateral > Serviços > Adicionar Ordem de Serviço.
Ao clicar em Adicionar Ordem de Serviço, a OS será aberta já com o status configurado como o da primeira OS aberta.
Na parte superior da OS, é necessario preencher os dados gerais do atendimento:
No campo Cliente, selecionar um cadastro já existente clicando no ícone de Seta ou digitando o nome no campo em branco.
Se precisar cadastrar um novo cliente, clicar no ícone + (mais).
Definir se a OS será uma Visita Técnica ou um Orçamento.
Informar se a OS possui Garantia.
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Opcionalmente, o cliente pode preencher:
Técnico Responsável;
Data do Retorno;
Número de Contato.
Como incluir produtos e serviços em uma Ordem de Serviço?
Na seção Produtos e Serviços, existe duas formas de compor o orçamento/serviço: aproveitando uma proposta comercial pendente ou lançando os itens manualmente.
Como incluir uma Proposta Pendente na OS?
Para importar itens de uma proposta comercial:
Na seção Produtos e Serviços, clicar em Proposta Pendente.
Selecionar a Proposta Comercial desejada.
Clicar em Confirmar para que todos os dados dessa proposta sejam incluídos automaticamente na OS.
Como incluir produtos e serviços manualmente na OS?
Para lançar item por item diretamente na OS:
Na seção Produtos e Serviços, clicar em Incluir Item.
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Preencher obrigatoriamente, os dados:
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Produto ou Serviço:
Para usar um produto/serviço já cadastrado, clicar no ícone de Lupa;
Para cadastrar um novo produto/serviço, clicar no ícone + (mais).
Quantidade: quantidade de produtos ou serviços.
Preço unitário: valor unitário do produto ou serviço.
Local Estoque: local do estoque de onde será feita a baixa automática.
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Se necessário, preencher os campos opcionais:
Porcentagem de Desconto;
Projeto;
Grupo de Impostos.
Clicar em Confirmar para incluir o item na OS.
A partir dos produtos e serviços cadastrados, o Base calcula automaticamente o valor total da OS (orçamento/serviço).
Como registrar equipamentos e defeitos na Ordem de Serviço?
Na seção Equipamentos, [é possivel vincular equipamentos ao atendimento e documentar defeitos e soluções.
Na seção Equipamentos, clicar em Incluir.
Selecionar equipamentos já cadastrados.
Registrar informações sobre defeitos e soluções relacionados ao equipamento.
Como preencher as informações adicionais da Ordem de Serviço?
A seção Informações Adicionais é usada para detalhar o atendimento e gerar dados que aparecerão na impressão da OS e na nota fiscal de serviço (NFS-e).
É possivel:
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Informar detalhes que aparecerão na impressão da OS, como:
Horário de início e fim da visita (principalmente em casos de cobrança por hora de serviço).
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No campo Observações:
Inserir informações que serão refletidas na NFS-e;
Utilizar o botão Pesquisar para incluir uma observação padrão, caso use um modelo recorrente para as OS.
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Preencher também:
Data de Atendimento;
Serviço Executado;
Problema Encontrado;
Local de Atendimento.
Atenção: O campo Observações impacta diretamente a NFS-e. Se não preencher na OS, será obrigatório informar essas observações na emissão da NFS-e para evitar rejeição no envio.
Gestão de Recebimentos
A tela de Recebimento permite que você crie, organize e controle todas as suas contas a receber, seja utilizando o Banco Asaas para uma cobrança real ou outras instituições bancárias somente para registro no ERP.
Conhecendo a Tela de Recebimentos
Na listagem principal, você tem uma visão completa de cada lançamento com as seguintes informações:
Banco: Onde o dinheiro será depositado.
Forma de recebimento: Pix, Boleto, Cartão, etc.
Vencimento e Valor: A data limite e a quantia a ser paga.
Categoria e Situação: Organização financeira e o status atual da cobrança.
Situação no Asaas: O status atualizado diretamente na API do Asaas.
Ações Rápidas:
🔵 Criar recebimento: Inicia o assistente para cadastrar uma nova cobrança.
🔴 Excluir todos: Apaga todos os recebimentos listados de uma única vez (use com atenção!).
Passo a Passo: Como Criar um Recebimento
Ao clicar em "Criar recebimento", um assistente em 5 etapas ajudará você a preencher tudo corretamente:
Etapa 1: Vínculos
Nesta primeira etapa, você define a origem desse recebimento:
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Tipo do recebimento: * Vinculado: Os dados (como valor e cliente) são preenchidos automaticamente com base em um documento já existente no sistema (ex: uma OS).
Avulso: Para cobranças soltas que não dependem de uma OS pré-existente.
Tipo do item vinculado: Escolha se o vínculo é com uma OS ou outro documento disponível.
Item vinculado (Opcional): Busque pelo número da OS correspondente.
Em qual banco será o recebimento?:Selecione a conta bancária. Para criar um boleto, escolha Asaas. Para somente registrar o recebimento no Base, selecione outro banco cadastrado
Após preencher, clique em "Avançar".
Próximas Etapas
O sistema te guiará pelas telas seguintes para concluir o cadastro:
2. Dados do recebimento: Onde você define datas, valores e formas de pagamento (se não tiver selecionado um item vinculado).
3. Juros e Multa: Configuração de taxas adicionais para o caso de pagamentos em atraso.
4. Dados do cliente: Informações de quem irá realizar o pagamento.
5. Resumo: Uma conferência geral de todos os dados antes de salvar definitivamente.
Caso tenha dúvidas, acesse: Contas a Receber
Anexos
Se precisar anexar documentos à OS (por exemplo, orçamento, laudo, comprovante), clicar em Anexar.
Ao finalizar todo o preenchimento da OS, clicar em Salvar.
Quais ações estão disponíveis no botão “Ações” após salvar a Ordem de Serviço?
Após a OS ser concluída e salva, o botão Ações permite executar operações sobre a OS, como impressão, envio por e-mail e faturamento por NF-e ou NFS-e.
Com a OS já concluída e salva, ir até o final da página.
Clicar no botão Ações.
As opções disponíveis são:
Imprimir OS;
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Enviar OS:
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Caso o e-mail do cliente não esteja cadastrado corretamente, será exibida a mensagem:
"Não existe e-mail cadastrado para esse cliente no menu Cadastro - Clientes - Fornecedores - Outras infos - Pessoas de Contato. Para realizar o envio, cadastre um contato!"
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Gerar NFSe (disponível quando o status da OS estiver Fechada);
Gerar NFe (disponível quando o status da OS estiver Fechada);
Imprimir OS (sem valor);
Revisões.
Quais são os status da Ordem de Serviço e como eles impactam a emissão das NFS-e?
Os status da Ordem de Serviço controlam o fluxo do atendimento e definem se a OS pode ou não ser utilizada para emissão de NFS-e.
A relação entre status e lançamento é direta:
Apenas OS com status Fechado permitem o lançamento de NFS-e.
Os status padrão do Base são:
Aberto: OS ainda pendente com o cliente, em andamento;
Fechado: OS finalizada, habilitando o vínculo com uma NFS-e;
Cancelado: OS cancelada, sem continuidade do processo.
Além dos status padrão:
O Base permite customizar e criar novos status.
Também é possível alterar as cores indicativas de cada status.
Para configurar status de OS:
Confira na página: Situações.
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