Como criar e editar pedidos de venda no Base?

O pedido de venda é um documento comercial que reúne todas as informações negociadas com seu cliente no processo de venda, como, por exemplo: quantidades, preços acordados para os produtos ou serviços, prazos de entrega e pagamento.

Através do pedido de venda você consegue controlar o andamento da negociação pelo status do pedido, optar qual tabela de preço utilizar, controlar a movimentação do seu estoque, pré-cadastrar informações para emissão de NF-e, além de formalizar a negociação de forma impressa ou enviar por e-mail para seu cliente.

Status dos pedidos de venda:

• Aberto: para pedidos ainda em negociação com os clientes;

• Fechado: para o processo de finalização dos pedidos;

• Cancelado: para pedidos cancelados.

Para criar um pedido de venda, basta acessar o Menu lateral, Comercial, Pedido de venda. Em seguida, clique no botão Adicionar Pedido e preencha as informações gerais das seções abaixo:

• Status: identifica o status do pedido, o sistema já traz como padrão três opções: Aberta, Fechada e Cancelada;

• Data de validade (preenchimento opcional): é usada para informar a validade do pedido de venda;

• Cliente: para quem o pedido será emitido. Você pode buscar os clientes/fornecedores já cadastrados, ou pode adicionar um novo através do botão +;

• Pessoa de Contato: esse campo é utilizado para enviar por e-mail o documento PDF do pedido de venda. Essa informação é cadastrada no menu Clientes e Fornecedores, e caso não tenha nenhum e-mail cadastrado nessa seção, basta adicionar um novo contato dentro do pedido de venda;

• Representante: é utilizado para informar o representante comercial do seu cliente. Selecione um já cadastrado (devem ser criados e marcados com o tipo de Representante no menu Clientes/Fornecedores) ou inclua um novo através do botão +;

• Vendedor: defina qual é o Vendedor responsável pelo pedido para impactar na comissão. Essas informações são cadastradas no menu Clientes e Fornecedores.

Detalhes da venda:

• Tipo de venda: alguns usuários possuem tipos de venda específicos, como locação e consignado. Cadastre novos tipos de venda ou selecione algum já cadastrado;

• Tipo de Frete: o sistema já traz por padrão seis opções de frete;

• Transportadora: utilizado para vincular qual transportadora fará a entrega do pedido. Selecione uma já cadastrada previamente (marcada com o tipo Transportadora no menu Clientes e Fornecedores), ou inclua uma nova no botão +.

Importante: os registros incluídos através do botão + serão salvos automaticamente em sua base, no menu Clientes e Fornecedores.

Produtos:

Inclua todos os itens e informações pertinentes aos produtos que irão compor o pedido de venda. Para facilitar o preenchimento, você pode buscar itens que já foram negociados em Propostas comerciais com o cliente em questão. Basta clicar em Importar da proposta comercial e selecionar os itens desejados.

Caso não tenha propostas, clique em Incluir e preencha as informações:

• Tabela de preços: selecione de qual tabela você deseja trazer as informações do produto (preço unitário, desconto e comissão);

• Quantidade: indique a quantidade do item;

• Preço unitário: virá preenchido conforme a tabela de preços selecionada, mas você também pode alterá-lo;

• Local de estoque: virá preenchido com o Estoque padrão, mas você pode selecionar outros locais cadastrados;

• Limite de desconto: esse campo é preenchido automaticamente conforme a tabela de preços selecionada (campo não editável);

• Saldo em estoque: mostramos a quantidade do item disponível no seu estoque (campo não editável);

• Valor do frete: campo de preenchimento opcional;

• Desconto e comissão: esses campos serão preenchidos automaticamente conforme as informações cadastradas na tabela de preços selecionada. Você também pode incluir valores manualmente;

• Previsão de entrega: inserir uma data através do calendário ou digitar a quantidade de dias necessários para a entrega;

• Número do pedido, Item do pedido, Grupo de impostos e Projeto: são de preenchimento opcional. Os campos de Grupo de Impostos e Projetos possuem opções de dados já cadastrados;

• Descrição complementar: campo opcional, onde você pode incluir demais informações de auxílio, que aparecerão apenas na impressão do pedido de venda.

Alterações em massa:

Aqui você poderá modificar as informações de todos os itens do pedido de uma vez só. O valor informado nos campos Desconto e Frete serão rateados entre todos os itens para facilitar a emissão de suas notas fiscais.

Totais:

Trazemos o resumo dos valores totais do pedido, como percentual total de desconto, valor total do frete e valor total do pedido, já atualizado com o valor de desconto e frete (quando houver).

Pagamentos:

Nesta seção você poderá incluir as formas de pagamento negociadas com o usuário e gerar as cobranças.

• Automatizado: as cobranças podem ser geradas pelo Asaas ou por outros bancos cadastrados. Você deverá configurar o banco a ser utilizado e as informações gerais da cobrança;

• Manual: nessa opção você gera apenas a previsão de pagamentos, sem configurar o banco.

Em ambos os casos, os registros já são enviados para o Gerenciador Financeiro, na aba Contas a Receber.

Observações:

Inclua manualmente as observações no pedido ou pesquise observações já cadastradas.

Anexos:

O tamanho máximo de arquivo para upload é de 5MB. Você pode incluir quantos desejar, fazer o download posteriormente e excluir o anexo. Esses anexos ficam apenas na tela do pedido, não são enviados por e-mail.

Pronto! Seu pedido de venda já está criado e após finalizar a negociação do pedido com seu cliente, você poderá utilizá-lo para emitir a sua NF-e com mais agilidade. Para saber como emitir NF-e, acesse o artigo Como emitir a minha primeira nota fiscal eletrônica (NFe) no Base?

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