Como cadastrar clientes e fornecedores?

O cadastro de clientes e fornecedores é feito pelo Menu lateral, Comercial, Clientes e Fornecedores, clicando no botão Adicionar Cliente/Fornecedor.

No cadastro você deve preencher, para o envio de notas fiscais e cobranças, os dados básicos do cliente e fornecedor, além dos campos de Endereço e Informações de Contato.

• CNPJ: basta ser preenchido para que os demais dados vinculados sejam preenchidos automaticamente. Porém, para o cadastro de CPF, os dados precisam ser preenchidos manualmente;

• CEP: ao informar o CEP e clicar na lupa, os códigos de Cidade e País serão preenchidos automaticamente;

• Informações de Contato: são importantes para o serviço de mensageria. Quando você informar o número de telefone, é obrigatório optar por Celular ou Telefone;

• Tipo: no campo Tipo é possível selecionar o cadastro como Fornecedor, Cliente, Funcionário ou Representante. Este último é utilizado nas propostas comerciais. Além disso, é possível cadastrar novos tipos, clicando no botão +.

No cadastro você também verá a aba Fiscal, destinada para dados fiscais do cliente/fornecedor. Se for necessário a emissão de notas fiscais, os campos abaixo devem ser preenchidos:

Já os campos a seguir são destinados à emissão de NF-e:

• Inscrição Estadual: a Inscrição Estadual ou IE, é um número que representa o registro formal da empresa no cadastro do ICMS;

• Inscrição Suframa: é a inscrição de empresas cadastradas na Superintendência da Zona Franca de Manaus;

• Documento Estrangeiro: necessário em caso de notas de exportação/importação;

• Tipo Contribuinte: é a classificação da empresa como contribuinte (que possuem IE) ou isento de ICMS (que não possuem IE).

Os demais campos podem ser habilitados conforme a necessidade e classificação do cliente/fornecedor como cliente final, optante pelo regime Simples Nacional ou Produtor Rural.

E os campos abaixo são destinados à emissão de NFS-e:

• Inscrição Municipal: é a identificação do contribuinte no Cadastro Tributário Municipal;

• ISS Retido e Outros Impostos: serve para habilitar ou desabilitar a retenção de impostos na NFS-e.

Outra opção disponível é a aba Vendas, destinada para o time comercial, onde é possível incluir um Representante Comercial responsável pelo cadastro, comissão e tabela de preços vinculada ao cliente.

• Representante: esse campo pode ser utilizado em vendas feitas para o cliente/fornecedor cadastrado, para registrar um responsável pelo cadastro do cliente/fornecedores e pelos registros feitos para o cliente;

• Comissão: a comissão pode ser preenchida para que o representante pelo cadastro receba uma porcentagem de comissão pelas vendas feitas para o cliente;

• Tabela de Preço: utiliza a tabela inclusa no cadastro do cliente para que as vendas feitas para ele utilizem os valores de referência;

• Bloquear Cliente/Fornecedor: ativando essa opção você bloqueia o cadastro do cliente. Também é possível adicionar o motivo.

Importante: o bloqueio não exclui o cadastro, apenas o deixa desabilitado. Ele não aparecerá mais nas buscas no Base e não poderá ser utilizado em notas, pedidos, propostas, etc.

• Informações de Crédito: é possível incluir o limite de crédito do seu cliente cadastrado. Com o limite de crédito, o sistema irá impedir vendas e faturamentos que excedam o valor estabelecido no limite. Ao abrir um pedido de venda excedendo o valor de limite, o Base apresenta um aviso e impede a abertura do pedido.

Em Interações com Cliente, o Base oferece uma opção mais básica comparado a um CRM, mas o histórico de interações com o cliente é o registro de contatos inseridos manualmente em Comercial, Interações com Cliente, clicando no botão Incluir. Todas as interações irão aparecer no cadastro do respectivo cliente.

Também é possível pesquisar interações. Basta selecionar o cliente, o contato e a data da interação.

Já na aba Cobranças é possível ajustar as notificações de cobrança ao cliente.

Por fim, a aba Observações, destinada para observações e alertas sobre o cliente.

A opção Alerta gera um alerta para o usuário que estiver realizando um lançamento (Proposta Comercial, Pedido de Venda, Ordem de Serviços, NF-e e NFS-e, e Assinaturas). Essas observações não vão ao boleto ou nota fiscal.